Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste sisältää tiedot siitä, miten Profit Software (Y-tunnus: 0899369-2) käsittelee ja säilyttää asiakas- ja markkinointiviestintään liittyviä henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä

Profit Software Oy (Y-tunnus: 0899369-2)
Bertel Jungin aukio 7 B
02600 Espoo

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tietosuojavastaava: Harri Inkinen
harri.inkinen(at)profitsoftware.com

Rekisterin nimi

Profit Software Oy:n asiakas-, ja markkinointiviestinnän, sekä työnhakijoiden rekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on uusien työntekijöiden rekrytointi, asiakaspalvelu ja asiakassuhteiden hoitaminen sekä yhteydenpito. Lisäksi tietoja käytetään Profit Softwaren palveluiden ja tapahtumien myyntiin, markkinointiin, toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteiden hallinnoinnin ja hoitamisen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös rekisteröidyiltä itseltään (esimerkiksi uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä, verkkosivustolla vieraillessa tai tietojen syötön yhteydessä rekrytointijärjestelmään) 

Rekrytointijärjestelmään henkilötietoja kerätään myös potentiaalisista työntekijöistä kolmansilta osapuolilta, kuten LinkedIn:istä, Facebookista, Twitteristä, Githubista, tai muista julkisista lähteistä, potentiaalisten työntekijöiden antamalla nimenomaisella suostumuksella joko kolmannelle osapuolelle tai Profit Softwarelle. Tätä kutsutaan potentiaalisia työnhakijoita koskevaksi tiedonhauksi, ja sitä voivat tehdä työntekijämme manuaalisesti tai palvelumme automaattisesti.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti rekisterinpitäjälle kuuluva oikeutettu etu, sopimus, suostumus tai lakisääteiset velvoitteet.

Oikeutettu etu koskee tilanteita, joissa rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on yhteys. Esimerkiksi asiakkuus- ja kumppanuussuhteen hoitamiseen liittyvien tietojen käsittely.

Suostumus koskee tilanteita, joissa rekisteröity on antanut suostumuksen tietojenkäsittelyyn, esimerkiksi tilannut uutiskirjeemme tai täyttänyt tietonsa rekrytointijärjestelmään.

Suostumus kysytään myös rekisteröidyltä, jos Profit Softwaren työntekijä on antanut suosituksensa ja ilmoittanut rekisteröidyn potentiaaliseksi työnhakijaksi. Potentiaaliselle työntekijälle ilmoitetaan aina tällaisesta tietojen käsittelystä.

Mitä tietoja Profit Software kerää

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista rekisteröityjen ryhmistä:

  • Rekisterinpitäjän asiakkaat, asiakkaan edustajat ja kontaktihenkilöt
  • Rekisterinpitäjän alihankkijoiden ja toimittajien edustajat ja kontaktihenkilöt
  • Potentiaaliset asiakkaat
  • Työnhakijat
  • Muihin sidosryhmiin kuuluvat henkilöt

Rekisteröidyistä kerättävät tiedot, joita kerätään siinä laajuudessa kuin on tarpeen kunkin käyttötarkoituksen kannalta:

Asiakas- ja markkinointiviestinnän rekisteri:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Organisaation nimi yhteystietoineen
  • Maa
  • Henkilön asema ja yhteystiedot
  • Henkilön luovuttamat muut tiedot (kuten uutiskirjeen tilaus, ilmoittautumiset ja osallistuminen tapahtumiin)
  • IP-osoite

Työnhakijoiden rekisteri:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot
  • Nykyinen työnantaja
  • Opiskelu- ja työhistoria
  • Taidot ja ammatillinen osaaminen
  • Työhakemus, cv, ja muut työnhakijan antamat liitteet
  • Linkedin- ja Facebook-profiilin julkiset tiedot
  • Tieto rekrytointiprosessin tilasta
  • Rekrytointiprosessin aikana käyty viestintä
  • Rekrytointiprosessiin osallistuvien merkinnät soveltuvuudesta tehtävään

Henkilötietojen siirto tai luovutus

Profit Software ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi tilanteissa, joissa viranomaiset käyttävät lainsäädännössä määrättyjä tiedonsaantioikeuksiaan.

Profit Software voi myös käyttää palvelujensa tekniseen toteuttamiseen luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta.

Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietojen käsittely kuitenkin sitä vaatii, toteutetaan siirto soveltuvaa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

Tietojen säilytys ja suojaus

Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan, kun meillä on lakisääteinen oikeus tai velvollisuus käsitellä henkilötietoja ja on tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten täyttämiseksi.

Henkilötietojen säilytyksessä arvioidaan tallennettujen tietojen tarpeellisuutta säännöllisesti, ja poistamme sellaiset tiedot, jotka ovat vanhentuneet tai eivät enää ole tarpeellisia.

Henkilötiedot säilytetään teknisesti suojattuina. Rekisteriin pääsy on rajoitettu käyttöoikeuksin vain niille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Henkilötietoja käsitellään järjestelmissä, jotka ovat Profit Softwaren tai sen kumppaneiden hallinnassa. Olemme varmistaneet, että kaikki henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat kumppanit noudattavat tätä tietosuojaselostetta, voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja viranomaismääräyksiä.

Rekisteröityjen oikeudet

Profit Software huolehtii asianmukaisesti rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröity voi pyytää Profit Softwarelta vahvistusta siitä, käsitteleekö Profit Softwaren rekisteröidyn tietoja, sekä pyytää tallennetut henkilötiedot tarkastettavaksi.
  • Oikeus vaatia tietojen korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevan virheellisen tiedon oikaisemista tai häntä koskevan tiedon poistamista.
  • Oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus, tietyissä määritellyissä tilanteissa pyytää rajoittamaan häntä koskevien tietojen käsittelyä.
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, silloin kun se perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
  • Peruuttaa aiemmin annettu suostumus. Jos käsittelyn perusteena on ollut annettu suostumus, voi rekisteröity peruuttaa aiemmin antamansa suostumuksen milloin vain.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille. Rekisteröity voi tehdä henkilötietojensa käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Rekisteröity voi toteuttaa näitä oikeuksiaan ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa yllä mainittuun osoitteeseen.

Evästeiden käyttö

Profit Software käyttää verkkosivustollaan evästeitä (cookies). Ne ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyttä verkkosivustoon. Evästeiden avulla käsittelemme ja analysoimme verkkosivuston käyttöön liittyviä tietoja. Evästeiden keräämien tietojen avulla seurataan sivustojen käyttöä, parannetaan käytettävyyttä ja kehitetään verkkosivustoa vastaamaan paremmin käyttäjien tarpeita. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän tietokonetta tai verkkoselainta.

Olemme jaotelleet verkkosivuillamme käytettävät evästeet niiden käyttötarkoituksen mukaan välttämättömiin evästeisiin ja kolmannen osapuolen evästeisiin.

Välttämättömiä evästeitä tarvitaan palveluiden toimivuuden takaamiseksi. Näiden ansiosta sivusto muistaa tekemäsi valinnat, eikä sinun tarvitse tehdä niitä uudestaan jokaisella sivunlatauksella.

Kolmannen osapuolen evästeitä käytetään sivustolla käyttäjäanalytiikkaan. Kolmannen osapuolen evästeistä Profit Softwarella käytössä ovat Google Analytics-, Linkedin Insight, Leadfeeder sekä Myfonts -evästeet.

Analytiikkaevästeillä kerättävät keskeiset tiedot ovat:

  • Käytetty selain
  • IP-osoite
  • Käyttäjän maantieteellinen sijainti
  • Vierailun ajankohta
  • Sivusto, jolta sivulle on tultu
  • Vieraillut sivut

Käyttäjä voi kuitenkin verkkosivulla vieraillessaan estää tai rajoittaa evästeiden käyttöä sivullamme. Annetun suostumuksen evästeisiin voi myös käyttäjä myös milloin tahansa peruuttaa, vierailemalla sivustollamme ja estämällä evästebannerista evästeiden käytön. Evästeasetukset ovat kuitenkin selainkohtaisia, joten valinnat pitää tehdä erikseen jokaisella käyttämällään selaimella.

Varaamme oikeuden päivittää evästekäytäntöjä esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.

Muutokset tietosuojakäytäntöön

Profit Software pidättää itselleen oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty joulukuussa 2021.