Tuote- ja projektipäällikkö Janne Takala Valtiokonttorin Vakuushallinta-projektissa  

Janne Takala, projektipäällikkö Valtiokonttorin Vakuushallinta-projektissa 

Tämän kevään Valtio Expon kantava teema oli Maailman paras hallinto – tiedolla ja taidolla. Sain kunnian olla virtuaalisesti järjestettävässä tapahtumassa kertomassa Valtiokonttorin Elina Vanhasen kanssa vakuushallintajärjestelmän uudistamisprojektista, jonka toteutimme viime vuonna. Voit ladata esityksen materiaalin pdf:nä tästä.

Projekti sujui hyvin, vaikka paljon asioita muuttui. Valtiokonttorin digiloikka, prosessien ja toimintatapojen uudistaminen sekä panttikirjojen sähköistäminen samassa projektissa tarkoitti, että montaa esiselvityksessä mainittua asiaa piti hienosäätää projektin edetessä. Pandemia puolestaan aiheutti siirtymisen etätyöskentelyyn yhdessä yössä. Ketterät toimintatavat antoivat tiimille onneksi hyvät eväät muutoksiin reagointiin.

Nopea reagointi olikin yksi projektin onnistumisen kulmakiviä. Se oli mahdollista hyvän keskustelun ja yhteistyön ansiosta. Niihin panostettiin projektin alusta asti ja esimerkiksi säännölliset demot asiakkaan kanssa aloitettiin hyvin aikaisessa vaiheessa. Merkittävä tekijä oli myös nopeus, jolla Valtiokonttori pystyi tekemään projektin kannalta tärkeitä päätöksiä.

Toinen tärkeä asia oli asiakkaan projektiryhmän aktiivinen osallistuminen koko projektin ajan. Projektin resursointi oli riittävä, jolloin asiantuntijat pystyivät käyttämään aikaa esimerkiksi testaamiseen ja palautetta saatiin heti alusta alkaen. Tämä on aivan välttämätöntä ketterässä kehityksessä, jotta tekemistä voidaan ohjata oikeaan suuntaan. Osallistumisen kautta tapahtuu oppimista, niin asiakkaan kuin toimittajankin puolella. Se, miten tämän oppimisen pohjalta reagoidaan, on avainasemassa järjestelmäuudistusten onnistumisessa. Valtiokonttorin asiantuntijoilla oli tähän tarvittavaa näkemystä ja rohkeutta.

Hyvä keskusteluyhteys tarkoitti myös sitä, että projekteihin väistämättä liittyvät lisätyöt tuottivat paljon lisäarvoa varsin pienellä panostuksella. Olemalla hereillä oikeaan aikaan ja tarttumalla yhdessä projektin aikana tunnistettuihin ideoihin parannettiin työprosessien tehokkuutta teknisesti yksinkertaisilla ratkaisuilla, jotka kuitenkin säästävät käyttäjien aikaa huomattavasti. Tämä vaati käyttäjien ymmärtämistä, joka syntyi vuoropuhelun kautta.

Lopputuloksena projektin tavoitteet saavutettiin, Valtiokonttorin antolainausosaston arjen työnteko tehostui ja tavoiteltu parannus valtion vakuusriskin hallintaan ja raportointiin on mahdollista.

 

Profit Software teki minkä lupasi – Valtiokonttorin vakuushallinta reaaliaikaan